Nach Art. 13 und 14 DSGVO
Datenschutz
Belegraum verarbeitet Rechnungen. Darin stehen Umsätze, Bankverbindungen und Geschäftsbeziehungen, also genau die Angaben, die niemand leichtfertig aus der Hand gibt. Diese Seite beschreibt, was mit ihnen tatsächlich geschieht, nicht, was denkbar wäre.
1. Verantwortlicher
- Unternehmen
- Morav IT UG (haftungsbeschränkt)
- Anschrift
- Carl-Zeiss-Straße 8, 21465 Reinbek
- hallo@belegraum.de
Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt; die gesetzlichen Voraussetzungen dafür liegen nicht vor. Anfragen zum Datenschutz richtest du an die Adresse oben.
2. Beim Aufruf dieser Seiten
Die Seiten kommen ohne Analysewerkzeuge, ohne Werbenetzwerke und ohne Skripte Dritter aus. Es gibt keine Einwilligungsabfrage, weil es nichts einzuwilligen gibt.
Die verwendeten Schriften (Geist und Geist Mono) liegen auf unserem eigenen Server und werden beim Bau der Anwendung mitgeliefert. Beim Betrachten der Seite wird keine Verbindung zu Google oder einem anderen Anbieter aufgebaut.
Der Webserver protokolliert den Abruf technisch, wie jeder Webserver. Diese Protokolle dienen dem Betrieb und der Abwehr von Angriffen, werden nicht mit anderen Daten zusammengeführt und nach spätestens sieben Tagen gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb.
3. Kostenlose Rechnungsprüfung
Lädst du unter Rechnung prüfen eine Datei hoch, wird sie in einem temporären Verzeichnis auf unserem Server abgelegt, geprüft und unmittelbar danach gelöscht, auch dann, wenn die Prüfung fehlschlägt. Es gibt keine Datenbank dahinter, keine Sicherung und keine Protokollierung der Inhalte. Wir sehen deine Rechnung nicht und können sie nach dem Aufruf nicht wiederherstellen.
Die Prüfung selbst läuft vollständig auf unserem Server. Die Datei verlässt ihn nicht und wird an keinen Dritten weitergegeben.
Schutz vor automatisiertem Missbrauch
Der Endpunkt ist ohne Anmeldung erreichbar und muss gegen massenhafte Aufrufe geschützt werden. Dazu bilden wir aus deiner IP-Adresse einen Hashwert mit einem serverseitigen Geheimnis. Gespeichert wird nur dieser Hashwert, im Arbeitsspeicher, zusammen mit dem Zeitpunkt des letzten Aufrufs. Die IP-Adresse selbst wird nicht abgelegt, und aus dem Hashwert lässt sie sich nicht zurückrechnen. Beim Neustart des Dienstes ist alles davon fort.
Statt eines Captchas eines Drittanbieters rechnet dein Browser eine kleine Aufgabe. Auch dabei wird nichts an Dritte übertragen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
4. Kundenkonto und Belegarchiv
Für Kunden des kostenpflichtigen Dienstes verarbeiten wir:
- Firmenname, Anschrift und E-Mail-Adresse zur Vertragsabwicklung,
- die an deine Eingangsadresse gesendeten Rechnungen mit allen darin enthaltenen Angaben, einschließlich der Daten deiner Lieferanten,
- ein Protokoll darüber, wann ein Beleg eingegangen, geprüft, angesehen, heruntergeladen oder exportiert wurde.
Rechtsgrundlage für die Vertragsdaten ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für die Belege und das Protokoll Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten (§ 147 AO, § 257 HGB) sowie den GoBD.
Daten deiner Lieferanten
In Eingangsrechnungen stehen Angaben über Dritte, die wir nicht von diesen selbst erhalten haben (Art. 14 DSGVO). Wir verarbeiten sie ausschließlich, um sie für dich zu prüfen, lesbar zu machen und aufzubewahren. Sie werden nicht ausgewertet, nicht zusammengeführt und nicht an Dritte weitergegeben.
Aufbewahrung
Belege bewahren wir für die gesetzliche Frist von acht Jahren auf, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung eingegangen ist. Eine Löschung vor Ablauf dieser Frist ist uns rechtlich nicht möglich, solange die Aufbewahrungspflicht besteht.
Beendest du den Vertrag, kannst du sämtliche Belege, die Belegliste und das Protokoll als ZIP-Datei herunterladen. Wir halten die Daten danach 30 Tage vor, um einen fehlgeschlagenen Umzug abzufangen, und löschen sie anschließend, soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht.
5. Anmeldung ohne Passwort
Für die Anmeldung schicken wir einen einmalig verwendbaren Link an deine E-Mail-Adresse. Er gilt fünfzehn Minuten. Danach setzt der Dienst ein technisch notwendiges Sitzungscookie, das signiert ist und außer deiner Mandantenkennung und einer Ablaufzeit nichts enthält. Es dient allein dazu, dich angemeldet zu halten, und ist deshalb nach § 25 Abs. 2 TDDG nicht einwilligungspflichtig. Andere Cookies setzen wir nicht.
6. E-Mail-Empfang und -Versand
Rechnungen erreichen uns über ein Postfach, das wir selbst betreiben. Für den Versand von Anmeldelinks und Systemnachrichten nutzen wir einen Mailserver innerhalb der Europäischen Union. Inhalte deiner Belege versenden wir nicht per E-Mail.
7. Auftragsverarbeiter und Serverstandort
Der Dienst läuft auf einem gemieteten Server der Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen, im Rechenzentrum Falkenstein in Sachsen. Mit Hetzner besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU findet nicht statt.
Für den Versand von Anmeldelinks und den Empfang der Rechnungen nutzen wir einen eigenen Mailserver, ebenfalls in Deutschland. Weitere Auftragsverarbeiter setzen wir nicht ein. Sollte sich das ändern, steht es vor der Änderung an dieser Stelle.
8. Deine Rechte
Dir stehen gegenüber uns folgende Rechte zu:
- Auskunft über die zu deiner Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO),
- Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO),
- Löschung, soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht (Art. 17 DSGVO),
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO),
- Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf einem berechtigten Interesse beruhen (Art. 21 DSGVO).
Schreib uns dafür an hallo@belegraum.de. Unabhängig davon kannst du dich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren, etwa beim Unabhängigen Landeszentrum für Datenschutz Schleswig-Holstein.
9. Änderungen
Ändert sich der Dienst, ändert sich diese Erklärung mit. Die jeweils geltende Fassung steht auf dieser Seite, mit dem Stand am Ende.
Stand: August 2026